スケジュール管理は
仕事で必須のスキルですが、
苦手な人もいますよね。
毎日たくさんのタスクや予定があり、
その中で業務を進めていくわけですが、
それらを抜け漏れなくこなすためには、
スケジュールや作業工程を
きちんと管理する必要があります。
得意な人はできていること、
苦手な人はできていないこと。
それが分かれば、克服方法も分かります。
その上で、自分に合った方法で
スケジュール管理を行うことが重要です！
この記事では、
スケジュール管理のコツを紹介していますので、
是非参考にして、できるビジネスパーソンになりましょう！
上手いスケジュール管理にはコツがあります
スケジュール管理にはコツがあります。
- ゴールを明確にすること
- やることを把握すること
- 優先順位をたてること
- 余裕を持って仕事を進めること
これらを、決まった時間や
スキマ時間を使って組み立てていきます。
ゴールを明確にする
例えば月末の会議に出す資料を作る場合。
「月末までに」「資料を完成させる」
というのが、仕事のゴールですね。
やることを把握する
これは、なるべく細かく
上げることがコツです。
ざっくりと「この日までに
プレゼンテーションを
終わらせる」と考えてしまうと、
どれくらいのペースでこなしていけば
間に合うのか、よく分からなくなります。
先の例で考えると、
- 現在の仕事の状況を明確にする
- 会議の日までの残り日数を確認する
- 同時に日々の仕事を行う
- 会議資料に必要なデータを集める
- 実際に作成する
- 上司にプ資料を確認してもらう
というように、一つの仕事には
様々な「やるべきこと＝タスク」が
含まれています。
できれば、もっと細かく
書き出せるとよいですね。
優先順位をたてる
タスクをとにかく細かく
書き出したところで、
優先順位を考えます。
期日までに間に合わせるためには、
残り日数の把握、それから使える時間の
確認が重要でしょうか。
では、このタスクを
最初に行いましょう。
次に優先される事柄は？
その次に
優先しなければならないのは……？
といったように、
先程書き出したタスクのうち、
どれが重要なのか順位付けをします。
そして、重要な仕事から
片付けていくことが大事です。
余裕を持って仕事を進める
バッファー（余裕時間）を
持っておくことが非常に重要です。
期日までに仕上げるためには、
どの仕事にどれくらいの
時間が必要か考えます。
作業時間は目安です。
仕事をしていくうちに、
予定が後ろにずれ込むことも多くなりますね。
そういう場合に、
空白時間を確保しておくと、
余裕が出ます。
まずは、前日を締め切り日と考えます。
中間日までに、作業の60％ほどが
終わるようタスクを振り分けます。
中間日以降で、残りを振り分けます。
中間日でどの程度遅れたかによって、
残りの作業の割り振りが変わりますね。
最初から中間地点で
50％の仕事量にしてしまうと、
遅れた分を取り戻すのが大変です。
このように
スケジュールを立てるのが、
上手くスケジュール管理を
行うためのコツになります。
スケジュール管理が苦手な場合、どうしたらいいの？
そうは言っても、
とにかくスケジュール管理が
苦手なんだよね、という人もいますよね。
まずは、自分が苦手な点は
何なのかを把握しましょう。
ついつい記入するのを
サボってしまう？
それぞれのタスクに
どのくらいの時間が
かかるのか分からなくて、
書き込めない？
やることがたくさんあって
混乱してしまう？
書いても予定がずれ込んで、
意味をなさない？
細かく書くことが
そもそも苦手？
書いてもつい予定を忘れてしまう？
それぞれに対処法はあるんです！
記入する時間を決めておく。
毎日のタスクなら、
例えば朝イチ。
例えば終業直前。
週全体を見るなら、
月曜の朝イチ。
あるいは金曜の終業前。
月単位なら……。
と、自分で決めた時間に行うのです。
タスクに必要な時間は、
まずは目分量になります。
あるいは、
ゴールまでの日割りで、
機械的に振り分けてしまう。
または、
人の作業時間を目安にする。
ちなみに、
スケジュールで記録を取っていくと、
将来同じ仕事をする時に
参考になります。
やることがたくさんあって混乱してしまう。
書いても予定がずれ込んでしまう。
これらは前述の通り、優先順位をつけ、
バッファーを確保することで対処できます。
細かく書くのが苦手なら、
タスクだけを
To Doリストに書き出し、
毎日のスケジュールは
ノートに日付を書いて、
ざっくり行動予定や
所要時間を書いてはどうでしょう？
マンスリータイプの
カレンダーと併用すれば、
必要最低限の
スケジュール管理はできますね。
スケジュールを
たててもつい忘れてしまうのなら、
PCやスマホのカレンダー機能を
使ってみるのが良いかもしれません。
自分に合った方法で
スケジュール管理を行いましょう。
スケジュール管理には手帳がおすすめ！
筆者は、スケジュール管理には
手帳を利用しています。
手帳のいいところは、
全体をパッと見渡せるところ。
仕事とプライベートを
一元化できるところ。
メモ帳代わりにもなるところ。
そして、フォーマットが
自由に選べるところです。
スケジュールを時間単位で
把握しなければならないのなら、
バーチカルタイプ。
ざっくりとしたもので良ければ、
マンスリータイプのみ。
一週間のTo Doをまとめて
書くならば、ウィークリーレフト式。
長期の案件を複数抱えているのなら、
ガントチャート。
綴じ手帳でスーツの
ポケットに入るサイズが良いのか、
システム手帳で必要なものを
全て取りそろえて持ち運ぶのか。
仕事とプライベートの情報を
一元化することで、
出張と、友人と会う約束を、
ダブルブッキングしてしまった……
という失敗を防ぐことができます。
PCやスマホのカレンダー機能のように
リマインドはできませんが、
一冊持っていると何かと便利ですよ。
まとめ
スケジュール管理のコツは、
ゴールを確認すること
タスクを細かく書き出すこと
優先順位を決めること
余裕時間を持っておくこと
が大切です。
自分の性格に合った
スケジュールの立て方をすることで、
スケジュール管理の
苦手意識を減らしましょう。
手帳を使うと、
スケジュールを
色々な長さで確認できて便利です。
もっとも、
どこかに置き忘れる心配がある人や、
持ち歩くのが苦手であれば、
他のスケジュール管理の
方法を試してみてくださいね。
自分に合った
スケジュール管理の方法は、
何度か模索しなければ
ならないかもしれません。
だけど、上手くできるようになれば、
仕事の効率はグンと上がります！
スケジュール管理のコツをつかめば、
仕事の効率も上がります。
無駄をなくして、毎日の残業や、
締め切り前のバタバタとは決別です。
残業なしの余裕ある仕事が
できるようになるといいですね。